System Besti@ jako narzędzie do przygotowania sprawozdań budżetowych i finansowych, oraz dokumentów planistycznych. Omówienie aktualnych funkcjonalności systemu

Proponujemy Państwu udział w XII edycji praktycznych warsztatów on-line, podczas których kompleksowo przedstawimy możliwości programu BeSTI@ w zakresie przygotowywania sprawozdań finansowych, wprowadzania zmian w budżecie oraz opracowywania, analizowania i ewidencjonowania Wieloletnich Planów Finansowych. Podczas 2- dniowych zajęć zostaną wskazane i omówione m. in. zmiany wdrożone w wersjach Systemu Bestia w 2023 roku dotyczące agregacji danych sprawozdawczych, pochodzących ze sprawozdań jednostkowych.
Zajęcia poprowadzi ekspert, członek zespołu, który stworzył i nadal modernizuje system BeSTi@, doskonale orientujący się w funkcjonalnościach systemu, chętnie dzielący się swoją wiedzą i doświadczeniem z uczestnikami szkolenia.

• Poznanie najważniejszych funkcjonalności i możliwości Systemu BeSTi@, mających na celu poprawę wydajności pracy podczas przygotowywania sprawozdań i dokumentów planistycznych.
• Zdobycie praktycznych umiejętności odpowiedniego zastosowania BeSTi@ w zakresie obsługi sprawozdań i budżetu poprzez możliwość pracy na własnych dokumentach.
• Omówienie aspektów konfiguracji systemu, wysyłania dokumentów, sporządzania raportów.
• Przedstawienie modułów: Komunikacja, Sprawozdania, Uchwały, WPF.
• Wskazanie najczęściej pojawiających się błędów i nieprawidłowości wraz z propozycją ich eliminacji.
• Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i pojawiające się wątpliwości, wynikające z codziennego użytkowania systemu, w tym:
- Czy w dużej Bestii można sporządzać sprawozdania miesięczne jednostek?
- Czy System Bestia mogą używać wszystkie jednostki łącznie z instytucjami kultury? Czy dowolna liczba jednostek może być w Bestii na danym serwerze?
- Kiedy możemy w jednostkach zmienić - zainstalować zieloną (SJO) Bestię, jeżeli dotychczas pracujemy w SJO?
- Jakie uprawnienia należy nadać jednostkom, aby mogły same umieszczać swoje sprawozdania i je podpisywać?
- W jaki sposób wprowadzić zbiorcze ustawienia podpisu i zatwierdzenia sprawozdań jednostkowych?
- W trakcie roku zmienia się nazwa i adres jednostki podległej - czy istnieje możliwość skorygowania danych?
- Czy można bezpiecznie usunąć sprawozdanie jednostkowe, jeżeli jest np. błędne, aby ponownie wczytać prawidłowe?
- Jak technicznie ma wyglądać podłączenie pracownika jednostki do bazy JST Bestia w jednostce?
- Czy zmianę głównego księgowego lub kierownika jednostki powinno się zgłaszać do GUS?
- Czy można masowo wczytać sprawozdania tylko dla części jednostek - np. tylko oświatowe, a pozostałe pojedynczo?
- Czy w przypadku korzystania z zielonej (SJO) Bestii przez wszystkie jednostki organizacyjne np. w CUW istnieje możliwość złożenia jednego podpisu przez kierownika i przypisanie go do wszystkich sprawozdań?

1. Sprawozdania samorządowych jednostek, posiadających osobowość prawną (jednostkowe i zbiorcze) - Rb-N, Rb-Z i Rb- UZ:
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jsfp zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020, poz. 2396):
- czynności przygotowawcze w Systemie BeSTi@,
- dodawanie nowego rodzaju jednostek do słownika,
- uzupełnianie sprawozdań.
• Przygotowanie i podpisywanie sprawozdań jednostkowych na dedykowanych formularzach.
• Sposoby przekazywania sprawozdań jednostkowych do jst.
• Obsługa sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w Systemie BeSTi@:
- import z plików xml i z plików xls,
- agregacja.
2. Możliwości Systemu BeSTi@ w zakresie obsługi sprawozdań i ewidencji budżetu.
3. Różne scenariusze pracy w Systemie jako narzędzia wielostanowiskowego (podział pracy):
• BeSTi@ a SJO BeSTi@ w jednostkach podległych - różnice, wady i zalety.
• Praca zdalna – wady i zalety.
4. Optymalna konfiguracja Systemu:
• Uprawnienia użytkowników i role.
• Prawa do jednostek podległych.
• Omówienie modułu Administracja - wybrane elementy:
- dane kontrolne,
- słowniki systemowe.
5. Nowy słownik jednostek organizacyjnych - organizacja i zasady edycji - zmiany planowane:
• Jednostka sprawozdawcza i jednostka planistyczna.
• Powiązanie z API REGON.
• Obsługa nowego słownika - dodawanie, usuwanie, modyfikacja jednostek.
• Jednostka budżetowa urząd - wycofanie z Systemu.
• Rachunek dochodów, o których mowa w art. 223 ufp - zmiana sposobu ewidencji.
6. Wysyłanie dokumentów: omówienie modułu „Komunikacja”.
7. Przygotowane sprawozdań budżetowych:
• Omówienie modułu „Sprawozdania”.
• Sprawozdania jednostkowe i zbiorcze, w tym sprawozdanie jednostkowe jst.
• Agregowanie danych.
• Przygotowanie sprawozdania jednostkowego jst.
• Import danych z systemów zewnętrznych (pliki xml).
• Wbudowane kreatory.
• Weryfikacja poprawności danych.
• Operacje hurtowe na sprawozdaniach.
• Podglądy wydruków.
• Operacje na tabelach ekranowych.
• Eksport danych z BeSTii.
• Podpisywanie i wysyłka do RIO.
8. Przygotowanie i ewidencjonowanie zmian budżetu:
• Omówienie modułu „Uchwały”:
- słownik zadań,
- konfiguracja szczegółowości załączników i konsekwencje wyborów.
• Model „od szczegółu do ogółu” i model „od ogółu do szczegółu” - omówienie wariantów pracy.
• Przygotowanie planów finansowych do projektu budżetu i uchwały budżetowej (słownik jednostek).
• Przygotowanie projektu budżetu i uchwały budżetowej.
• Wykorzystanie wbudowanych kreatorów (automatyzacja pracy).
• Zmiany w budżecie - uchwały i zarządzenia.
• Import i eksport danych planistycznych.
• Omówienie rodzajów podglądów wydruków i ich parametryzacja.
• Operacje na tabelach ekranowych.
• ”Korygowanie” dokumentów planistycznych - omówienie procedur.
9. Przygotowanie i ewidencjonowanie Wieloletnich Prognoz Finansowych:
• Omówienie modułu „WPF”.
• Konfiguracja WPF i konsekwencje wyboru.
• Przygotowanie WPF - projekt, uchwała, zmian.
• Wykorzystanie wbudowanych kreatorów do tworzenia dokumentów.
• Wykorzystanie kreatorów wewnętrznych.
• Import i eksport danych WPF (pliki xml i Excel).
• Podglądy wydruków i ich parametryzacja.
• Podpisywanie i wysyłka do RIO.
• „Korygowanie” WPF - omówienie procedury sprostowania.
10. Analiza danych w BeSTii za pomocą raportów:
• Omówienie modułu „Raporty”.
• Działanie przykładowych raportów.

Skarbnicy oraz pracownicy wydziałów finansowych jst, obsługujący w swojej pracy System BeSTi@.

Zastępca Naczelnika Wydziału Informacji, Analiz i Szkoleń Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu, specjalista w zakresie Systemu BeSTi@, doświadczony praktyk i szkoleniowiec.